Schyłek roku w przedsiębiorstwach to trudny okres zamykania ksiąg. Bilansowanie zysków i strat wiąże się z dokonywaniem inwentaryzacji majątku firmowego. Najważniejszym etapem owej inwentaryzacji jest spis środków trwałych.
Ustawowy obowiązek inwentaryzacji
Inwentaryzacja środków trwałych to nie tylko jedno z narzędzi służących bilansowaniu, ale to poważny obowiązek wypływający z przepisów art. 26 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z ustawą przedsiębiorcy prowadzący księgi handlowe (obowiązkowo lub z własnego wyboru) muszą co najmniej raz na cztery lata dokonać inwentaryzacji środków trwałych.
Terminem, który ustawa wyznacza jako datę przeprowadzenia inwentaryzacji jest ostatni dzień roku obrotowego. W praktyce inwentaryzację przeprowadza się w terminie poprzedzającym zakończenie roku (ustawa dopuszcza 3 miesiące przed końcem terminu) lub do 15 dnia nowego roku.
Warto pamiętać, że rok obrotowy nie zawsze pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Rok obrotowy to kolejne 12 miesięcy działalności firmy, które zamyka się bilansem. Inwentaryzację środków trwałych należy także przeprowadzić w każdym innym terminie, jeśli firma kończy swoją działalność.
Na czym polega Inwentaryzacja środków trwałych?Inwentaryzowanie środków trwałych polega na:
• Sporządzeniu spisu środków z natury,
• Zidentyfikowaniu środków trwałych zużytych, nieprzydatnych, niepełnowartościowych,
• Porównanie sald arkusza spisowego z księgami rachunkowymi.
Po inwentaryzacji komisja dokonująca spisu sporządza sprawozdanie, w którym odnosi się do różnic między wartością majątku trwałego spisanego podczas inwentaryzacji, a wartością widniejącą w księgach. Rozbieżności między saldami muszą być wyjaśnione.
Inwentaryzacja środków trwałych a korzyści dla przedsiębiorstwa
Postrzeganie inwentaryzacji z perspektywy przykrego, niełatwego do przeprowadzenia obowiązku ustawowego jest dość powszechne, jednak warto docenić korzyści, jakie dla firmy przynosi owe działanie.
Podczas inwentaryzacji ustala się stan faktyczny majątku firmowego. To coś w rodzaju generalnego przeglądu zasobów.
Ustalenie stanu posiadania, wyeliminowanie środków zużytych czy nieprzydatnych to tylko niektóre korzyści płynące z inwentaryzacji. Znajomość stanu posiadania na podstawie liczb, to pobieżne, czasem mylące wskaźniki, które nie oddają stanu faktycznego. Rzetelny i skrupulatnie przeprowadzony spis majątku oraz prawidłowe oszacowanie wartości wraz z oceną przydatności środków trwałych jest podstawą do wytyczania kierunków rozwoju przedsiębiorstwa, głównie w zakresie inwestowania w środki trwałe.
W praktyce wielu przedsiębiorców wykorzystuje na co dzień profesjonalne oprogramowania księgowe, w skład których wchodzą moduły do inwentaryzacji majątku. Dzięki takim narzędziom można zaoszczędzić czas oraz zasoby ludzkie i mieć przy tym pewność co do wysokiej jakości i rzetelności inwentaryzacji.
