Jak przechowywać dokumenty firmowe?

0
468
Jak przechowywać dokumenty firmowe?

Prowadząc własną firmę doskonale wiemy, że porządek w dokumentach przynosi wiele korzyści, a co najważniejsze znacznie ułatwia pracę w firmie. Początkowo zdawać by się mogło, że przechowywanie dokumentów i ich archiwizacja to nic ważnego, wystarczy przechowywać dokumenty w segregatorach przez taki okres jak jest to konieczne.

Jednak jak się okazuje z roku na rok rośnie liczba regulacji dotycząca przechowywania dokumentów. Prawidłowe przechowywanie dokumentów to nie tylko ustawowa konieczność, ale również bezpieczeństwo i kontrola nad dokumentami w firmie. Zalet prawidłowo przechowywanych i zarchiwizowanych dokumentów jest bardzo dużo.

Po pierwsze pracownicy nie muszą tracić czasu na poszukiwanie danych dokumentów, w związku z czym ich wydajność jest znacznie większa. Po drugie dzięki temu, że nasze archiwum prowadzone jest rzetelnie, a dokumenty są skrupulatnie segregowane zaoszczędzimy również sporo miejsca w biurze, a przy tym zapewnimy estetyczny wygląd w miejscu naszej pracy. Jednak prawidłowe przechowywanie dokumentów wcale nie jest takie proste. Potrzebujemy specjalistyczne teczki, pudła oraz inne akcesoria archiwizacyjne dostępne na archiwizacjadokumentow.com.pl, dzięki takim materiałom nasza archiwizacja będzie znacznie łatwiejsza i profesjonalna.

Dokument dzielimy na dwie kategorie archiwalia i dokumentację niearchiwalną. Archiwalia dzielimy jeszcze na kategorie. Kategoria A to te dokumenty, które muszą być przechowywane wieczyście jak np. akty stanu cywilnego czy inne dokumenty o istotnym znaczeniu. Kategoria B, czyli dokumenty, które po określanym czasie mogą ulec zniszczeniu, ta kategoria dzieli się na kolejne trzy grupy, B z dodatkiem liczby 5, 10, 25 po upływie tych lat dokumenty mogą być niszczone, grupa BC dokumentacja, która ma krótkie znaczenie praktyczne, BE po upływie określonej liczby lat dokumenty są poddawane ekspertyzie przez archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii bądź uznać je za materiały archiwalne. Dokumenty, które muszą być przechowywane przez kilka lat należy umieścić w pudłach, które powinny być bardzo dokładnie opisane.

[Głosów:1    Średnia:5/5]

ZOSTAW ODPOWIEDŹ