W dzisiejszych czasach coraz więcej firm staje przed problemem przechowywania coraz większej ilości dokumentów. Niektóre z nich są wymagane przez prawo do zachowania przez określony czas, ale wiele z nich staje się niepotrzebne po upływie okresu ich ważności. W jaki sposób należy postępować z dokumentami, które nie są już potrzebne? Kiedy niszczenie dokumentów jest konieczne?
Kiedy niszczenie dokumentów jest konieczne?
- Okres przechowywania dokumentów
Każdy rodzaj dokumentów ma określony okres przechowywania. Przepisy prawne nakładają na firmy obowiązek przechowywania dokumentacji przez określony czas. Po tym czasie dokumenty można zniszczyć. Przykładowe okresy przechowywania dokumentów:
- Faktury VAT – 5 lat od końca roku, w którym transakcja została wykonana
- Umowy o pracę – 50 lat (dot. stosunku pracy nawiązanego przed 1 stycznia 2019 roku)
- Księgi rachunkowe – zazwyczaj ok. 5 lat
- Dokumenty podatkowe – 5 lat
Jeśli firma przechowuje dokumenty dłużej niż wymaga tego prawo, naraża się na kary finansowe. Z drugiej strony, niszczenie dokumentów przed upływem okresu ich przechowywania może prowadzić do poważnych problemów związanych z prawem.
- Brak potrzeby przechowywania dokumentów
Niektóre dokumenty trzeba przechowywać tylko przez określony czas, np. w celach podatkowych lub jako dowody zawarcia umowy. Po upływie tego czasu dokumenty przestają być potrzebne. W takiej sytuacji niszczenie dokumentów jest konieczne, aby zwolnić miejsce w biurze i zminimalizować ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych.
- Zmiana sposobu przechowywania dokumentów
Często zdarza się, że firmy zmieniają sposób przechowywania dokumentów. Zamiast papierowych dokumentów, coraz częściej stosuje się cyfrową dokumentację. W takiej sytuacji konieczne jest niszczenie dokumentów papierowych, aby uniknąć problemów związanych z ochroną danych osobowych i zwolnienie miejsca na nową dokumentację.
- Zagrożenie dla bezpieczeństwa
Niektóre dokumenty zawierają poufne informacje, np. dane osobowe pracowników, informacje finansowe lub poufne informacje handlowe. W przypadku utraty takich dokumentów, może dojść do poważnych naruszeń prywatności lub problemów finansowych. W takiej sytuacji niszczenie akt jest konieczne, aby zminimalizować ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych i zagrożenia dla bezpieczeństwa.
Komu można przekazać niszczenie dokumentacji?
Jeśli nie jesteśmy w stanie samodzielnie zniszczyć dokumentów, możemy skorzystać z usług firm, które oferują tego typu usługi. Takie firmy posiadają specjalistyczne urządzenia do niszczenia dokumentów oraz doświadczony personel, którzy zapewnią nam bezpieczną i profesjonalną utylizację dokumentów. Przy wyborze firmy warto kierować się referencjami oraz certyfikatami, które potwierdzają, że firma przestrzega standardów bezpieczeństwa.
